Por Macarena Contador.
Ingeniero Comercial de la Universidad Diego Portales. Certificada como Legal Project Practitioner por el International Institute of Legal Project Management. Diplomado Legal Project Program dictado por la Universidad Católica de Valparaíso.
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Todos somos testigos de que el trabajo de los abogados ha evolucionado el último tiempo y de que el mercado se ha vuelto altamente competitivo. Cada día hay una mayor oferta de abogados y los clientes aumentan sus niveles de exigencia. Prestar un buen servicio legal se ha convertido en factor higiénico, tornándose indispensable buscar un mecanismo de diferenciación que permita mejorar la experiencia del cliente.
Existen diferentes elementos diferenciadores y, por cuál optar, dependerá de la estrategia de la firma. Desde mi rol como encargada de la gestión en una firma internacional de abogados, uno de ellos es el Legal Project Management (LPM), que se define como “un nuevo enfoque estratégico y organizativo que permite gestionar un asunto legal de forma más eficiente, dinámica y abierta al cambio. Se trata de la adaptación de conocimientos, técnicas, herramientas y habilidades propias del Project Management al sector legal, con el objetivo de mejorar, agilizar y dinamizar la oferta de soluciones profesionales”.
En otras palabras, es una herramienta que aporta a la planificación ofreciendo predictibilidad en los costos, la duración del proyecto, las tareas que se van a realizar, el rol de cada abogado y los potenciales riesgos. Asimismo, permite al estudio revisar continuamente sus procesos de trabajo, evaluar el riesgo y el valor que un encargo aportará al negocio; los recursos que se destinarán, los procesos que se van a ejecutar y el presupuesto necesario para obtener rentabilidad, ¡siendo lo más eficiente posible!
¿Chile está listo para el LPM?
A pesar de que escucho constantemente que la idea de planificar el trabajo legal -como lo hacen los ingenieros- no es posible, dada la particularidad de los servicios legales, creo fuertemente lo contrario. Sí existe cierto tipo de trabajos que pueden estructurarse. Entonces, no sólo es posible, sino que lo veo necesario para poder medir puntos clave del proceso y levantar potenciales banderas de alerta.
Para incorporar el LPM es necesaria una preparación previa y que todos los socios estén alineados para que el mensaje sea coherente y logre permear en toda la organización. Se trata de generar un cambio cultural; una mejor forma de hacer las cosas, siempre integrado a la estrategia. Asimismo, se debe contar con un sistema interno de gestión que permita realizar el levantamiento y análisis de la información.
Dame algunos ejemplos…
Una vez que he procesado los datos, puedo levantar varios indicadores en base a la propia experiencia de la firma y puedo formular con exactitud preguntas como: ¿Cuál ha sido el equipo más eficiente para este tipo de encargo y con este nivel de complejidad?. Según el nivel de seniority, ¿los asociados están haciendo el trabajo que realmente les corresponde?. Si se desviaron del scope acordado (alcance de la asesoría contratada), ¿le avisé al cliente que hice trabajo adicional o que tomé la decisión por él?
Una firma exitosa debe tener la capacidad de manejar indicadores fiables de eficiencia y productividad, tanto de la firma como por cada área de práctica, por fee earner, por industria, entre otros. Yo cruzo esta información y puedo analizar cómo éstos influyen directamente en los márgenes de la firma y puedo proponer oportunidades de mejora.
¿Quién gana con el LPM?
El beneficio de adoptarlo es algo que los clientes de servicios legales están exigiendo. Los socios pueden descansar en su Legal Project Manager, quien es capaz de hablar el mismo idioma de su cliente y puede monitorear las distintas variables. Lo anterior permite disminuir la probabilidad de encontrarse con sorpresas desagradables para ambas partes (pérdida de tiempo, más costos, deterioro de la relación, etc.). Esto genera transparencia y confianza en beneficio de la relación abogado-cliente. Si detecto que se presentó una variación en el acuerdo original, la firma será capaz de comunicarlo oportunamente y el cliente no pierde el control sobre su proyecto.
Así, el LPM permite incorporar certeza al proyecto, generando un win-win tanto para el cliente como para la firma. No hay que confundirse: el foco continúa siendo el cliente, a quien se le continúa entregando un servicio legal de excelencia, pero ahora apoyándose ambas partes en un sistema colaborativo, que permite mejorar procesos que conducen a mayores niveles eficiencia y productividad. Y… todos felices.
